Preboarding: der richtige Zeitpunkt, um ein erfolgreiches Onboarding zu starten

Wartet man den ersten Arbeitstag eines neuen Talents ab, um ihn oder sie an Bord zu holen, dann ist man schon im Verzug.

Steile These? Vielleicht, aber leider wahr.

Deshalb reicht es heutzutage nicht mehr aus, nur über Onboarding zu sprechen. Man muss noch einen Schritt zurückgehen und den Blick auf die Phase davor richten. Das heißt, auf das sogenannte Preboarding, also auf die Zeit zwischen der Annahme des Jobangebots durch den Kandidaten oder die Kandidatin und den tatsächlichen Eintritt ins Unternehmen.

Eine unsichere Zwischenphase, in der es immer häufiger passiert, dass das neue Talent ein anderes Angebot annimmt und dann gar nicht zum ersten Arbeitstag erscheint, sich also sozusagen verdünnisiert.

Und zwar oft auf seine Kosten, wie HR nur allzu gut weiß.

In den folgenden Abschnitten erläutern wir das Preboarding, geben praktische Tipps zur Erstellung einer wirklich effektiven Strategie und zeigen die Unterschiede zum Onboarding auf.

1. Preboarding: grundlegender Baustein noch vor dem Onboarding

Beginnen wir mit einer Definition: Wie schon gesagt, ist das Preboarding die Phase, die zwischen der offiziellen Unterschrift der Kandidatin oder des Kandidaten unter den Vertrag und dem ersten Arbeitstag liegt.

„Onboarding“ bedeutet wörtlich „an Bord gehen“ und bezeichnet das Verfahren, mit dem neu eingestellte Mitarbeiter:innen ins Unternehmen eingeführt werden. „Preboarding“ wiederum ist die Phase vor der „Einschiffung“.

Es geht also um die Zeit direkt vor der Abreise, wenn die Koffer gepackt sind, der Reisepass bereit liegt und man nur darauf wartet, an Bord zu gehen.

Aber Achtung: Das ist ein ziemlich heikler Moment.

Reisen sind aufregend, wie wir wissen, können aber auch große Angst machen.

Man bedenke also, dass der oder die Reisende beschließen kann, last minute das Ziel zu wechseln. Oder weniger bildlich gesprochen: Kandidat:innen beschließen, doch ein anderes Jobangebot anzunehmen und direkt nach Vertragsunterschrift einfach zu verschwinden.

In der Phase des Preboarding lauert also eine Bedrohung: das schreckliche Ich-entscheide-mich-spontan-um-Phänomen.

Umgangssprachlich nennt man das auch „Ghosting“: Wie Statistiken zeigen ist das Phänomen schon länger verbreitet und 1 von 5 Kandidat:innen, die den Job angenommen haben, erscheint erst gar nicht zum ersten Arbeitstag.

Immer häufiger haben Kandidat:innen mehr als ein Angebot, mehr als eine Möglichkeit und entscheiden sich daher in letzter Sekunde um, indem sie den schon unterzeichneten Vertrag „verraten“, um bei einem anderen „appetitlicheren“ Unternehmen einen neuen zu unterschreiben.

Der Grund dafür ist schnell genannt.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Kandidat:innen noch nicht wirklich beteiligt, fühlen sich zwischen der Unterschrift und dem ersten Arbeitstag quasi „alleingelassen“, und das führt dazu, dass sie sich bei der erstbesten Gelegenheit auf zu neuen Ufern machen.

Das heißt, exakt zu diesem Zeitpunkt steht für das Unternehmen der Verlust eines Talents auf dem Spiel, das man aber doch gerne haben möchte. Und exakt zu diesem Zeitpunkt kann eine Reihe von Aktivitäten nützlich sein, damit genau das nicht passiert.

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dem Preboarding dieselbe Bedeutung beizumessen wie dem Onboarding, wenn nicht sogar eine größere.

Aber welche konkreten Schritte kann man denn nun unternehmen, um ein wirkungsvolles Preboarding zu gestalten und als Sieger aus dieser ungewissen Lage hervorzugehen?

Schauen wir uns das im Detail an.

2. Die drei zentralen Elemente des Preboarding: Wie man eine effektive Strategie entwickelt

Wie so häufig zahlt sich Einfachheit auch in diesem Fall aus.

Während die Strategie des Onboarding klar strukturiert sein muss, man die neue Ressource über einen ausreichend langen Zeitraum hinweg einbeziehen muss, damit sie nach und nach, aber sehr zielgerichtet und wirksam ins Unternehmen eingeführt wird, ist das Preboarding eine Phase, in der es eine gewisse Leichtigkeit braucht.

Hier muss man energisch und mitreißend sein, das ja, aber ohne Druck auf den Neuen oder die Neue auszuüben.

Giada Campi, People and Cultural Specialist bei Reverse, erklärt das.

„In dieser Phase ist es nicht gut, sich dem Leben der oder des Neuen zu sehr aufzudrängen. Wir müssen engagiert sein, aber das richtig Maß halten.

Gut ist es, sich gezielt kleine Häppchen auszudenken, die für die neu eingestellte Person leicht zu verdauen sind.

Die drei zentralen Elemente des Preboarding fassen gut zusammen, was zu tun ist, warum und wie:

Verbindungen schaffen: Sorgen Sie umgehend dafür, dass nützliche Anknüpfungspunkte an den Alltag im Unternehmen leicht gefunden werden. Das stellt sicher, dass sich die Menschen in ihrem Arbeitsumfeld gut fühlen.

Eine immer sehr gut funktionierende Aktion besteht darin, ein Treffen zum Kennenlernen des zukünftigen Teams zu organisieren. Egal ob per Videocall oder vor Ort: Lernt man die Mitglieder des eigenen Teams noch vor dem Eintritt ins Unternehmen kennen und spricht mit ihnen, dann ist das überaus motivierend.

Man sollte auch bedenken, dass viele Leute eine Pause haben, bevor sie eine neue Stelle antreten, ein paar freie Tage, die sie durchaus gerne nutzen, um die zukünftige Arbeitsumgebung näher kennenzulernen.

Man kann sie in dieser Phase also gut ins Unternehmen einladen, um einen Rundgang durch die Räumlichkeiten zu machen, wenn sie die beim Vorstellungsgespräch noch nicht gesehen haben, und zusammen mit den zukünftigen Kolleg:innen einen Kaffee zu trinken.

Weitere einfache, aber wirkungsvolle Tipps, was man machen kann?

Dem oder der Neuen in den Tagen vor Jobantritt eine Willkommens-E-Mail mit einem Bild vom Team schicken. So fühlt er oder sie sich gleich als Teil der Gruppe und kann sich besser vorstellen, ein wichtiger Part des Teams auf dem Foto zu sein.

Unternehmenskultur vermitteln: Versetzen Sie die neu eingestellte Person in die Lage, die sogenannte Company Culture zu kennen und zu verstehen, damit sie sich mit der Vision und der Mission, der Politik und den Verfahren, den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens vertraut machen und sich ihnen anpassen kann.

Man kann den Neuen verschiedenstes Material schicken:

- Mini-Videos, in denen die Projekte und der Alltag im Unternehmen vorgestellt werden. So wird die neue Ressource effektiv willkommen geheißen und kann sich bereits in das Umfeld hineinversetzen, in dem sie nach Jobantritt wirken wird;

- das Infoblatt zur Unternehmenskultur, ein Dokument, das wir von HR für grundlegend halten, weil es die Werte des Unternehmens aufzeigt, deren konkrete Bedeutung und ihre Umsetzung Schritt für Schritt erläutert;

- weiteres Infomaterial und Artikel aus dem Unternehmensblog (wenn es einen gibt), die nützlich und motivierend sein können, weil sie persönlich und beruflich wertvolle Inhalte bieten.

Damit die Person sich noch mehr einbezogen und schon als Teil des unternehmerischen Ökosystems fühlt, kann man außerdem Tools verwenden, um vor Jobantritt Informationen über den oder die Kandat:in zu sammeln, die dann am ersten Arbeitstag im Unternehmen geteilt werden.

Es geht dabei um nette Infos, um Fragen, die man den Neuen stellt, um sie besser kennenzulernen und auf die sie antworten, indem sie natürlich nur das aufschreiben, was sie mit den neuen Kolleg:innen teilen möchten.

So fühlen sie sich gedanklich bereits in den ersten Arbeitstag im neuen Büro hineinversetzt.

Klarheit herstellen: In der Recruiting-Phase wurde den Kandidat:innen sicherlich schon mitgeteilt, welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben sie haben werden. Dennoch kann es hilfreich sein, diese Aspekte zu vertiefen und den Neuen weitere Details, Informationen und Dokumente an die Hand zu geben, damit sie sich mit der zukünftigen Rolle vorab so gut wie möglich vertraut machen können.

Vermittelt man der neuen Ressource die Bedeutung der Rolle, die sie im Unternehmen übernehmen wird, und stellt man ihr vorab alle notwendigen Informationen zur Verfügung, sodass sie direkt richtig loslegen kann und über das notwendige Wissen verfügt, ist damit sicherlich ein großer Schritt getan, damit sie sich willkommen, gebraucht und wirklich motiviert fühlt, ihr Bestes zu geben.

Ganz allgemein gesagt besteht unsere Aufgabe darin, an der Seite der neu eingestellten Person zu sein. Man versucht einerseits, den Stress und die Unsicherheit, die ein neuer Job verursachen kann, zu begrenzen, und andererseits, die Begeisterung, die eine Veränderung häufig mit sich bringt, bestmöglich zu kanalisieren.“

3. Motivationstreiber Preboarding: Was sind die Vorteile?

Dass Preboarding allgemeine Praxis sein sollte (und in vielen Fällen ist es das ja bereits) bestätigen nicht zuletzt die Vorteile, die dieser Prozess sowohl für die Unternehmen als auch für die Personen mit sich bringt.

Allgemein gesprochen kann man eine gute Preboarding-Strategie übersetzen in:

Motivationstreiber und Steigerung der Produktivität bei der neuen Ressource. Sie wird also am ersten Arbeitstag nicht nur erscheinen, sondern mit Überzeugung antreten und bereit sein, innerhalb des Teams, das sie bereits durch ein Video, einen Call oder über ein Foto kennengelernt hat, ihr Bestes zu geben.
Verringerung der Angst. Den Job zu wechseln oder einen ganz neu zu beginnen ist nicht einfach, das ist klar. Die daraus entstehenden Ängste und Sorgen können dazu führen, dass die Person sich umentscheidet, zurückgeht oder wegläuft. Ein Unternehmen, dem es gelingt, diese Angst durch gezielte Einbindungs-Aktionen zu reduzieren, wird in den meisten Fällen als Sieger aus dieser komplexen und unsicheren Phase hervorgehen.
Überwindung von Hindernissen und Verschlankung der Prozesse. Wenn man im Rahmen des Preboarding schon das Team, die Unternehmenspolitik, die Werte kennengelernt und die speziellen Informationen zur eigenen Rolle bekommen hat, kann man das Hindernis überwinden, vor dem man angesichts des ersten Arbeitstags vielleicht steht. Eine Mauer, metaphorisch gesprochen, die darin besteht, dass man erst einmal die Kolleg:innen kennenlernen und zudem verstehen muss, wie das Unternehmen funktioniert. Wenn das schon erledigt ist, wird der Einführungsprozess verschlankt und das Kennenlernen von Personen und Örtlichkeiten flüssiger ablaufen.
Sprungbrett für ein effektiveres Onboarding. Wir haben es bereits gesagt: Ein gutes Preboarding führt dazu, dass die Menschen besser beteiligt sind und das spiegelt sich unweigerlich in einem erfolgreichen Onboarding wider.

Eine Person, die bereits einbezogen ist, wird bereit sein, sich aktiv und konstruktiv an den Onboarding-Aktivitäten zu beteiligen, die sie in den ersten Wochen und Monaten im neuen Unternehmen erwarten.

Das alles führt zu einer dauerhaften und spürbaren Verbesserung des Employee Engagement, was wiederum zu einer langfristigen Verbesserung der Unternehmens-Ergebnisse führt.

Dieser Forbes-Artikel erläutert das gut und definiert das Employee Engagement nicht so sehr über das Glück oder die Zufriedenheit (wobei beides wichtige Emotionen sind, auch im Arbeitskontext), sondern als emotionale Verpflichtung, die ein:e Mitarbeiter:in gegenüber dem Unternehmen und seinen Zielen empfindet.

Also eine Verpflichtung der neue Ressource dem Unternehmen gegenüber, das sie eingestellt hat, und zwar vor dem ersten Arbeitstag und dann auch in der darauffolgenden Zeit.

4. Schlussbemerkung: Worin unterscheiden sich Onboarding und Preboarding?

Beenden wir diese Überlegungen mit einem kleinen Vergleich.

Was sind also die Hauptaspekte, die Onboarding und Preboarding ausmachen und voneinander unterscheiden?

Zeitrahmen Onboarding ist die Phase, in der der oder die neue Mitarbeiter:in tatsächlich ins Unternehmen eingeführt wird. Sie folgt also direkt auf den Antritt des Jobs und kann mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten dauern.
Preboarding ist dagegen normalerweise ein kürzerer Zeitraum, in dem man die Ressource wirkungsvoll einbeziehen muss. Schnell und einfach, aber sehr gezielt.
Die Aktivitäten in der Onboarding-Phase betreffen verschiedene Abteilungen des Unternehmens und erfordern sowohl von der Firma selbst als auch von der neu eingestellten Person einen bestimmten Zeitaufwand und Energieeinsatz.
Vor allem geht es darum, Ziele zu definieren, ein übergreifendes Team zu bilden, das nicht nur die HR-Abteilung umfasst, sondern auch alle operativen Funktionen und Leitungsfiguren. Man kann Welcome-Kits zusammenstellen, aber auch stärker strukturierte Projekte angehen, wie gezielte Lehreinheiten für die Neuen, die von verschiedenen Managern oder Bereichsverantwortlichen durchgeführt werden. Bildungsmaßnahmen gehören zu den beliebtesten und wirkungsvollsten Elementen dieser Phase.
Sehr wichtig ist außerdem die Figur des Buddy, ein „Freund“, eine „Freundin“ aus dem Kreis der Kolleg:innen, der jeder neuen Ressource in den ersten Monaten des Onboarding zur Seite gestellt wird. Die Aufgabe des Buddy besteht darin, die neue Ressource bei der Einführung zu begleiten, sie bei Zweifeln und Fragen zu unterstützen und ihr bei der Orientierung in der neuen Umgebung zu helfen.

Es ist vollkommen klar, dass es sich um ganz andere Aktivitäten handelt als beim Preboarding.
Wie wir gesehen haben, müssen die Aktivitäten dort schnell, aber locker sein, einbinden, aber nicht das gesamte Unternehmen betreffen, sondern vor allem die HR-Abteilung und das Team, zu dem der oder die Neue gehören wird.
Es sind Angebote in Pillenform, die die neue Ressource auf angenehmen Art und Weise mit dem Unternehmen in Verbindung bringen sollen.
Positive Wirkung
Die positiven Auswirkungen des Onboarding sind langfristig: sie verbessern das Employer Branding, das Employer Engagement und die Mitarbeiterbindung. Zudem steigert es die Zufriedenheit und somit auch die Produktivität der Belegschaft.

Die positiven Auswirkungen des Preboarding sind, wenn man so will, dieselben. Aber der eigentliche Vorteil des Preboarding besteht darin, die Ressource nicht schon vor dem Onboarding zu verlieren, sondern sicherzustellen, dass sie gesund und munter und motiviert zum ersten Arbeitstag im Unternehmen erscheint.

Das Preboarding ist also praktisch der Anstoß zum Onboarding.

Wir hoffen, dass Sie damit paar konkrete Tipps bekommen haben, damit Sie die Partie mit Ihren neuen Talenten unter den besten Vorzeichen spielen können.