El proceso de reclutamiento: la diferencia entre encontrar y contratar

Atraer el talento es una prioridad para toda empresa que desee crecer y ser competitiva en su sector.

Pero escoger el personal no es tarea fácil: no se trata solo de evaluar algún que otro currículum, sino más bien de un proceso formado por una serie de pasos que empieza con encontrar candidatos cualificados y que engloba aspectos muy delicados como: comprender si dichos candidatos corresponden con los parámetros de la cultura de la empresa, si se integran bien con el equipo y la dirección, si el colaborador será leal y estará de acuerdo con los valores de la empresa.

Es interesante destacar la contribución que la inteligencia artificial para los RRHH ha aportado en los últimos años en relación con la gestión de grandes masas de datos heterogéneas a la hora de seleccionar los candidatos, y más en general, las temáticas de vanguardia del People Analytics.

Para llevar a cabo todo esto, no cabe duda de que la inversión en términos de tiempo y de recursos puede ser considerable, pero es fácil comprender que incrementar el capital humano de la empresa es una actividad muy estratégica.

Veamos detalladamente cómo se desempeña el trabajo de un reclutador, perteneciente a la empresa o externo.

1. Fases de la selección del personal

El proceso de búsqueda y selección está formado por diferentes fases, todas ellas necesarias para el éxito del reclutamiento.

La diferencia entre encontrar candidatos y contratarlos consiste en no limitarse a seleccionar CV en línea, sino explorar a fondo las exigencias de la empresa y no detenerse hasta encontrar el candidato que, por una parte, sea perfecto para la empresa, tanto en relación con sus competencias como por sus valores y, por otro lado, esté muy motivado para el cambio.

El proceso de reclutamiento puede variar mucho en función de la situación (la principal diferencia consiste en acudir o no a un proveedor externo de reclutamiento), pero las principales macrofases son cuatro:

Planificación: en esta primera fase estratégica, aunque a veces se infravalora, se estudian las exigencias del departamento en el que trabajará el nuevo compañero para definir detalladamente la posición y las competencias solicitadas a los candidatos. Es necesario identificar los requisitos necesarios y evaluar qué habilidades técnicas, experiencia y competencias sociales son esenciales para encontrar un recurso en línea con las necesidades y los valores de la empresa. Esta fase llega a buen puerto si se da un paso más allá y se exploran las motivaciones y necesidades más básicas que a menudo no se comunican.
Búsqueda: en este momento se pone en marcha el proceso de búsqueda. Es tarea del reclutador, interno o externo a la empresa, elaborar una descripción del trabajo que sea clara, completa y cautivadora: debe contener los requisitos deseados y también la oferta de la empresa, ya sea económica en caso de decidir indicarla, que en términos de beneficios, vida en la empresa, formación, relación los responsables, tecnologías utilizadas, carrera profesional, etc. Gracias a la fase de planificación, el reclutador sabe qué aspectos es necesario destacar para hacer que la descripción del trabajo resulte irresistible para los candidatos adecuados, no para cualquier persona. Además, la difusión puede tener lugar a través de una búsqueda específica, llamada generalmente “caza”, o a través de la publicación de anuncios en portales especializados, a través de bases de datos privadas y redes, a través de la página web de la empresa y redes sociales o a través de eventos específicos.
Screening y entrevistas: una vez recopilados los CV recibidos, es necesario hacer el screening de los mismos, de forma manual o gracias a muchos sistemas de los que actualmente disponemos. La calidad de los CV depende tanto de la exactitud de los canales en los que se ha divulgado la oferta como de la precisión de la descripción del puesto de trabajo: un mayor nivel de precisión implica que se requerirá menos tiempo para descartar perfiles no idóneos. En resumen, se hace una preselección y se pasa a la segunda fase del proceso, en la que se organizan las entrevistas personales -físicas, telefónicas o a través de videollamada-, con la lista de candidatos considerados como los mejores. Tras la primera ronda de entrevistas, se organizan las entrevistas posteriores, cuyo número varía en función de la empresa y del cargo en cuestión. En las entrevistas se involucra gradualmente a otros compañeros, además del reclutador, y al responsable de RRHH: desde los jefes de equipo hasta los gerentes de línea, sin olvidar al equipo directivo, CEO o propietarios. En realidad, involucrar a los hiring manager es de vital importancia para el éxito de la selección desde el inicio del proceso. El reclutador y el responsable de RRHH deben saber implicar a los compañeros para que entiendan que la selección no es tarea solo del responsable de RRHH, sino que tengan claro su importante rol de colaboración sin que lo consideren una pérdida de tiempo.
Selección y oferta: la última fase consiste en identificar al mejor candidato y proponerle la oferta. Todo responsable de RRHH conoce bien la frustración que se siente cuando un candidato en el que cree rechaza la oferta, por tanto, esta fase es especialmente delicada, y puede prever la ayuda del proveedor de reclutamiento a la hora de negociar la parte económica y contractual.

Las competencias del responsable de RRHH

Por tanto, ya hemos visto cuáles son las tareas de un reclutador, pero, ¿cuáles son las competencias que debe poseer para ser un buen especialista de reclutamiento?

Como en cualquier ámbito de Recursos Humanos, son esenciales la empatía, la capacidad de escucha y la apertura hacia el prójimo, pero veamos qué habilidades adicionales marcan la diferencia.

Un buen reclutador debería tener predisposición para comunicar, para poder colaborar con el departamento de marketing y ventas: además de saber escribir anuncios cautivadores, un buen reclutador debe ser capaz de transmitir los valores empresariales al candidato y saber “vender” tanto el puesto de trabajo como la empresa.
Una de las competencias más solicitadas para un reclutador es la capacidad de mediar: un conjunto de soluciones de problemas, diplomacia y capacidad de negociar para gestionar las relaciones entre empresa, gestor de línea y candidatos.
Además, no pueden faltar las capacidades analíticas: la digitalización de los procesos lleva a la recopilación de una enorme cantidad de datos. Para ningún departamento empresarial es fácil registrar e interpretar esta información, pero la actividad es estratégica y, por tanto, merece toda la atención necesaria. En relación con los aspectos técnicos, recurrimos a la ayuda de los informáticos, pero la lectura del dato es competencia de un buen reclutador, que sabrá cómo abordar su búsqueda de candidatos de la mejor forma posible. Todo el departamento de RRHH, no solo el de reclutamiento, obtiene un gran beneficio de los análisis de RRHH para las actividades más estratégicas.
Por último, a día de hoy todo reclutador también debería tener una predisposición a la digitalización: el departamento de RRHH ocupa un lugar central en el cambio del mundo del trabajo, y asume un papel fundamental a la hora de dirigir al equipo directivo hacia la innovación constante, que se alcanza incluso a través de la adquisición de nuevos talentos especializados.

3. Contratación externa

En relación con la contratación externa, se puede hablar de RPO (Recruitment Process in Outsourcing) o de tarea de búsqueda individual y selección encomendada a una empresa de reclutamiento. En este segundo caso, la propiedad del proyecto continúa siendo de la empresa contratante, que recurre a la ayuda del proveedor externo para una búsqueda específica.

Por el contrario, se habla de RPO cuando la empresa externa proporciona un servicio que incluye el tiempo empleado por su personal, las tecnologías, los modos de trabajo y todo un conjunto de servicios con el fin de alcanzar un objetivo acordado. También se puede recurrir a un RPO durante un tiempo determinado, adquiriendo un total de horas de trabajo del reclutador, pero es mucho más útil y generalizado el RPO por proyecto, también llamado On demand RPO.

Últimamente, también se ha extendido el remote RPO: en este caso, la relación se gestiona de forma remota, sin la presencia física del reclutador en la empresa que contrata sus servicios. De hecho, con la digitalización de los sistemas ya no hay necesidad de su presencia física cotidiana: el reclutador, aunque permanezca en su sede de origen, puede proporcionar a la empresa toda la ayuda e información necesaria relativas a su servicio.

Existen diferentes motivos por los que las empresas escogen acudir a una persona externa para el proceso de reclutamiento, tanto en modalidad RPO como a través de un simple encargo:

Dificultad de la búsqueda: cuando se comienza la búsqueda de una aguja en un pajar, es decir, del perfil casi imposible de encontrar, normalmente se recomienda recurrir a una empresa especializada en reclutamiento, que posea redes y tecnologías de última generación.
Sobrecarga de trabajo: si el departamento de RRHH de la empresa tiene exceso de trabajo y no es capaz de dedicarle el tiempo suficiente a la búsqueda de personal, acudir a una empresa externa es la solución ideal.
Urgencia: si se ha librado un puesto de forma improvisada o se requiere cubrirlo lo antes posible, un reclutador externo, gracias a las habilidades e instrumentos de los que dispone, puede realizar la búsqueda de forma rápida y precisa reduciendo notablemente el plazo de contratación.

4. Recruitment Colaborativo

El Recruitment Colaborativo es la especialidad de Reverse: somos la primera empresa que ha introducido el modelo de negocio colaborativo en el sector de los Recursos Humanos.

Estas son las palabras de nuestro CEO Daniele Bacchi:

Para explicar cómo funciona el negocio colaborativo es suficiente tomar como ejemplo Wikipedia: la plataforma está operativa gracias a la contribución de expertos que enriquecen la enciclopedia en línea, cada uno de ellos con sus propias competencias específicas. No existe un superexperto capaz de profundizar en cada área del saber humano.

Del mismo modo, en la contratación colaborativa cada actor involucrado aporta su propia competencia para que el proyecto, en su conjunto, alcance la excelencia. El rol principal que caracteriza la contratación colaborativa es el del Scout, un profesional externo a Reverse que colabora con nosotros durante todo el proceso para aportar una especialización real al servicio:

en la contratación colaborativa, el cliente también es protagonista: los resultados excepcionales llegan cuando el cliente se muestra colaborativo durante las fases clave del proceso.

Detrás de este modelo subyacen los instrumentos digitales avanzados a los que recurrimos, que disminuyen el esfuerzo del cliente y, además, le permiten estar actualizado constantemente durante todas las fases de los procesos de selección, obteniendo de este modo rapidez y total transparencia.

La colaboración entre el cazatalentos y cliente conlleva beneficios incuestionables: con una comunicación directa y actualizaciones frecuentes, es más fácil identificar rápidamente lo que la empresa está buscando, con un ahorro de tiempo y, por consiguiente, también de gastos.

5. Recruitment digital

Actualmente es imposible que el Recruitment no sea digital.

El mundo de los Recursos Humanos es uno de uno de los que ha intentado oponerse con más obstinación a la digitalización de los procesos: de este modo, el componente humano se considera, apropiadamente, esencial, y el mayor temor es que un ambiente más digitalizado enfríe las relaciones, creando más distancia entre el candidato y el reclutador.

Pero a día de hoy, la introducción de las tecnologías, como la inteligencia artificial, apunta hacia el objetivo contrario: acercar el reclutador no solo a los candidatos, sino también a los clientes. No se pretende que la tecnología sustituya el componente humano, sino potenciarlo, simplificando una serie de procesos rutinarios que hacen perder un tiempo muy valioso y aprovechando dicho tiempo para las relaciones humanas.

La automatización de determinados procesos también beneficia a los candidatos, a los que se les ofrece una candidate experience que resalta plenamente sus capacidades, y también su opinión: de hecho, en estos sistemas digitalizados, el feedback debe ser constante, de forma que se mejoren e implementen los mecanismos en uso.

6. Estrategias para atraer talentos

Aunque algunas empresas no tienen el problema de atraer nuevos talentos, generalmente gracias a que su marca es muy popular, por el contrario, para otras empresas sirven estrategias de vanguardia desde las primeras fases del proceso si se desean atraer a los mejores perfiles disponibles en el mercado.

Una estrategia muy útil es aprender de los compañeros de marketing: así como ellos estudian atentamente al cliente y sus comportamientos y, a continuación, piensan en acciones específicas para captarlo en cada fase del denominado “customer journey”, del mismo modo el reclutador puede observar atentamente a su “cliente”, es decir, al candidato que está buscando en cada caso, e intentar conocerlo a fondo. Dónde vive, cuáles son sus intereses, dónde se informa online y offline y cómo se comporta cuando está buscando un nuevo trabajo.

Una vez que conocemos bien al candidato que buscamos, debemos idear estrategias de comunicación específicas para él: si para algunas personas es interesante saber cuáles son los beneficios que incluye la oferta de trabajo, para otras lo será conocer a su futuro jefe u obtener información financiera de la empresa.

Y solo personalizando el mensaje podemos dejar huella en el corazón de los talentos que nos interesan.

7. La incorporación en la empresa

El juego aún no ha terminado: una vez que el candidato ha aceptado nuestra oferta, comienzan los meses de incorporación en la empresa. Generalmente, este periodo se pasa por alto y, por el contrario, son numerosos los casos en los que la relación entre empresa y nuevo colaborador falla desde el inicio a causa de un periodo de incorporación gestionado de forma incorrecta.

Las estrategias se diferencian en perfiles junior, que quizás se encuentran ante su primera experiencia en una empresa, y perfiles senior, que ya saben cómo trabajar, pero lo importante es que cada uno sea acogido, iniciado y puesto en la condición de rendir al máximo desde el principio.

Los aspectos a tener en cuenta en un buen plan de incorporación son:

los actores que se deben implicar: no solo el departamento de RRHH, el responsable y todo el equipo del recién contratado también deben saber qué se espera de ellos en esta fase;
el primer día en la empresa: una buena bienvenida vale más que mil palabras. Luz verde a comidas con el equipo, kit de inicio con productos de oficina de la marca y cualquier otra idea creativa que haga sentir importante y deseado al nuevo compañero o compañera;
los valores empresariales: durante la entrevista nos hemos asegurado de que el candidato comparta nuestros valores, y ahora es el momento de concretarlos a través de acciones reales y cotidianas que lo incluyen en el equipo;
la organización y los flujos de trabajo: no hay nada peor que no saber cómo funciona la empresa a nuestro alrededor, cómo está estructurado el organigrama y “quién hace qué”. Para los que provienen de otros sectores, es necesaria una adaptación sobre las dinámicas específicas del negocio;
los feedback: los momentos de feedback siempre deben estar estructurados y no ser aleatorios, y al principio deben ser próximos entre sí para permitir tanto al nuevo contratado como a su responsable tener la situación bajo control;
objetivos que se deben alcanzar y formación necesaria: jamás hay que dar por hecho estos dos aspectos, dado que son la principal fuente de malentendidos y descontentos.

Por tanto, podemos concluir afirmando que la diferencia entre encontrar y contratar, es decir, entre realizar “los deberes” de presentar CV y conducir el proyecto al éxito, es un proceso formado por muchas microfases aparentemente “inofensivas”, pero en realidad de vital importancia. Afrontarlas una a una y lograr el éxito de cada una de ellas es un buen método para no desbordarse ante las novedades y, al mismo tiempo, no dar la espalda a la innovación.