Pre-onboarding: el punto de partida para un proceso de incorporación exitoso

Esperar a que llegue el primer día de trabajo del recién contratado para darle la bienvenida demuestra que nos hemos quedado un paso por atrás.

¿Te parece un concepto impactante? Puede ser, pero desafortunadamente existe y es real.

Por ello, a día de hoy ya no es suficiente hablar solo de onboarding, tenemos que retroceder y analizar con lupa la fase precedente: la del pre-onboarding, es decir, el tiempo que transcurre desde que el candidato o candidata acepta la oferta de trabajo hasta que se incorpora a la empresa.

Un momento de espera e incertidumbre en el que, con frecuencia, puede suceder que el recién contratado desaparezca, acepte otra oferta y simplemente no se presente a su primer día de trabajo.

Y el dpto. de RR. HH., como bien sabe, suele acarrear con los gastos.

De ahora en adelante, analizaremos el proceso de pre-onboarding, desvelaremos algunos consejos prácticos para implementar una estrategia realmente eficaz y descubriremos en qué difiere del onboarding (o proceso de incorporación).

1. Pre-onboarding: elemento fundamental incluso antes del proceso de onboarding

Comencemos definiendo un concepto: como hemos mencionado anteriormente, el pre-onboarding es la fase comprendida entre la firma oficial del contrato por parte del candidato o candidata y su primer día de trabajo en la empresa.

Sabiendo que, literalmente, «onboarding» significa «subir a bordo» y se refiere al «proceso de incorporación de un recién contratado», el pre-onboarding es la fase que precede al embarque».

Básicamente, es el momento que antecede al viaje, cuando ya hemos hecho las maletas, tenemos listo el pasaporte y lo único que nos queda es realizar el embarque.

Pero cuidado: se trata de una fase muy, muy delicada.

Ya sabemos que los viajes nos llenan de emoción y adrenalina, pero también pueden generar mucho miedo.

Tampoco debemos olvidar que un viajero puede decidir cambiar de destino en el último minuto o, dejando a un lado la metáfora, un candidato puede decidir aceptar otra oferta de trabajo y huir fortuitamente justo después de haber firmado el contrato.

De hecho, el pre-onboarding es un periodo que esconde un peligro que nos acecha a la vuelta de la esquina: el tan temido cambio de parecer.

En los últimos años también se ha popularizado con el nombre de «ghosting»: las estadísticas demuestran que el fenómeno se propagó hace ya tiempo, y que 1 de cada 5 candidatos que han aceptado un trabajo no se presentan a su primer día de trabajo en la oficina.

En efecto, sucede cada vez con más frecuencia que el candidato se topa con más de una oferta y más de una oportunidad y, por consiguiente, decide cambiar de idea en el último momento, «violando» el contrato que ya ha firmado para firmar, en su lugar, uno nuevo con una empresa «más cautivadora».

La razón de que esto ocurra tiene una explicación clara.

Efectivamente, en esta fase el candidato aún no está completamente involucrado, se suele encontrar casi «abandonado» durante el tiempo que transcurre entre la firma del contrato y su primer día de trabajo en la oficina, y esto propicia que pueda cambiar de rumbo a la primera de cambio y sin previo aviso.

Es precisamente en este punto donde la empresa pone en juego la posibilidad de perder a un candidato con talento que querría tener en su plantilla, y también el momento en que una serie de acciones pueden resultar eficaces para que esto último acabe ocurriendo.

Por ello, es indispensable dar al pre-onboarding la misma importancia que al proceso de onboarding, y en algunos casos incluso más.

En definitiva, ¿qué pasos concretos hay que seguir para salir victoriosos de esta fase intermedia de incertidumbre, diseñando un pre-onboarding eficaz?

Veámoslo más detalladamente.

2. Las tres C del pre-onboarding: cómo diseñar una estrategia eficaz

Como a veces suele suceder, en este caso menos, es más.

Si las estrategias de onboarding se deben estructurar e implementar durante un periodo lo suficientemente largo y muy focalizado para el nuevo recurso, de forma que se incorpore de forma gradual en la empresa, en su lugar, hablamos del pre-onboarding como una fase en la que se tendrá que ir de menos a mal, de forma paulatina.

Contundentes y atractivos, sí, pero sin ejercer presión alguna sobre el recién contratado.

Nos lo explica Andrea Sanchez Catalán, People and Culture Specialist y HR Strategy Consultant de Reverse.

“Nos encontramos en una fase en la que es mejor no ser invasivos en la vida del nuevo empleado o empleada que entrará a formar parte de la empresa. Lo que debemos lograr es ser persuasivos, atractivos, pero en la justa medida.

Por ello, lo mejor es idear pequeñas estrategias dirigidas y a las que el recién contratado pueda recurrir con facilidad.

Las tres C del pre-onboarding sintetizan a la perfección lo que sería mejor hacer, por qué y cómo llevarlo a cabo:

Conexiones: dar paso y fomentar, desde un principio, todo vínculo que pueda ser útil para la vida empresarial garantiza un mayor feeling de las personas en sus respectivos ambientes laborales.

Una de las soluciones que funcionan cada vez mejor es la primera reunión con el futuro equipo de trabajo: tanto si se lleva a cabo por videollamada como de forma presencial, conocer a los miembros del equipo y hablar con ellos incluso antes del primer día de trabajo es una de las actividades más estimulantes a las que se puede recurrir.

Y no solo esto. También es necesario tener en cuenta que a menudo muchos recién contratados experimentan un parón antes de comenzar a trabajar en la empresa, unos cuantos días de tiempo libre que a veces desean utilizar para conocer de cerca la nueva realidad laboral de la que formarán parte.

Por consiguiente, en este lapso temporal se les puede invitar a visitar la empresa y sus oficinas (si no las han visto durante la entrevista), y por qué no, también para tomarse un café tranquilamente con sus futuros compañeros y compañeras de trabajo.

¿Algún otro consejo simple y eficaz al que se pueda recurrir?

Enviar un correo electrónico de bienvenida al recién contratado con una foto de todo el equipo los días antes de que comience a trabajar en la oficina. Este es un modo perfecto para que sienta que forma parte del equipo desde el minuto 1 y para considerarse como un nuevo miembro del grupo de personas que ve en la foto.

Cultura empresarial: permitir que los recién contratados conozcan y comprendan la llamada “cultura empresarial” ayuda a que se aproximen a la visión y la misión de la organización, las políticas y procedimientos y, por último, los productos y servicios.

Existen un sinfín de materiales que se les pueden enviar:

vídeos breves con los que se presentan los proyectos y la vida empresarial, dando una bienvenida realmente eficaz al recién contratado, que lo proyecte en el ambiente en el que trabajará tras su adhesión a la organización;
el manifiesto de la cultura empresarial, un documento que todos aquellos que trabajamos en RR. HH. consideramos fundamental para ilustrar, paso a paso, los valores corporativos, su significado concreto y cómo se implementan;
material informativo adicional y artículos del blog corporativo (si lo hubiera) que puedan resultar útiles, de interés y atractivos, ofreciendo contenido cuyo valor abarca el ámbito tanto personal como profesional.

Además, para involucrar aún más a la persona y lograr que sienta que ya forma parte del ecosistema empresarial, también se pueden utilizar herramientas para recopilar información sobre el candidato antes de que comience, y que se compartirán con la empresa durante su primer día de trabajo.

Se trata de información divertida, preguntas que se le pueden hacer al recién contratado para conocerlo mejor y a las que este último podrá responder escribiendo aquello que quiera compartir con sus nuevos compañeros y compañeras.

De esta manera, ya estará mentalmente preparado para hacer frente a su primer día en la nueva oficina.

Claridad: aunque durante la fase de recruiting ya se haya tratado el tema de las responsabilidades y tareas operativas con el trabajador, también podría ser de utilidad profundizar más en estos aspectos, proporcionándole a este último información, detalles adicionales y documentos útiles para que comience a familiarizarse con el puesto que va a cubrir.

Uno de nuestros mejores métodos para conseguir que el nuevo recurso se sienta acogido, necesario y realmente motivado a la hora de expresar su valor es lograr que perciba la importancia de su puesto en la empresa, así como facilitarle toda la información útil para comenzar con buen pie e implementando las competencias adecuadas.

En general, nuestra tarea es acompañar desde cerca a la persona que comenzará a formar parte de la empresa, intentado limitar una parte del estrés e inseguridad que un nuevo trabajo puede generar y, por otro lado, canalizando el entusiasmo que un cambio implica de la mejor forma posible.”

3. Pre-onboarding: fuente de motivación. ¿Qué ventajas tiene?

Que el pre-onboarding deba convertirse en una praxis (en efecto, en algunos casos ya lo es) lo confirman las ventajas que este proceso entraña, tanto para las empresas como para las personas.

En general, una buena estrategia de pre-onboarding se traduce en:

una fuente de entusiasmo y productividad para el nuevo recurso: no solo se presentará en la empresa el primer día, sino que lo hará con convicción y listo para mostrar su máximo potencial en el equipo que ya ha conocido en persona, a través de vídeo, llamadas o fotos;
una reducción de la ansiedad: evidentemente, cambiar de trabajo o comenzar uno nuevo no es tarea fácil. La ansiedad y la angustia que conlleva podrían hacer que la persona en cuestión cambie de parecer, retroceda y huya. Una empresa capaz de reducir ese estado de ansiedad a través de acciones de participación y compromiso específicas, en la mayor parte de casos saldrá victoriosa de este limbo intermedio tan complejo;
eliminación de barreras y simplificación de procesos: haber conocido ya al equipo, las políticas empresariales, los valores y la información específica del propio puesto durante la fase de pre-onboarding permite derribar el muro con el que nos encontramos el primer día de trabajo. Un “muro” metafórico que representa el tener que conocer a los compañeros y entender cómo funciona ese contexto empresarial. Si estos procedimientos ya se han puesto en marcha con anterioridad, todo el proceso de incorporación será mucho más fácil, y el primer contacto tanto con personas como con lugares diferentes resultará mucho más fluido;
el trampolín de lanzamiento para un onboarding más eficaz: como afirmamos anteriormente, diseñar un buen pre-onboarding supone un efecto de mejora en la implicación y participación del recurso, y por supuesto esto se refleja en el éxito del proceso de incorporación.

Una persona ya motivada mostrará predisposición a participar de forma activa y propositiva en las actividades de onboarding que le esperan durante las primeras semanas o meses de su entrada en la nueva empresa.

Todo esto contribuirá a la mejora constante y exponencial del employee engagement, que a su vez mejorará los resultados a largo plazo de la empresa en la que se implementa.

En este artículo de Forbes se define el employee engagement no solo como felicidad y satisfacción (sabiendo que ambas emociones también son importantes en un contexto laboral), sino como el compromiso emocional que un colaborador adquiere respecto a la empresa en la que trabaja y respecto a sus objetivos comerciales.

En resumidas cuentas, un compromiso que el nuevo recurso sentirá en relación con la empresa que le ha abierto sus puertas, antes de su primer día de trabajo, y luego durante el periodo sucesivo a este último.

4. Conclusión: ¿en qué difieren el onboarding y el pre-onboarding?

Para concluir este análisis, haremos una pequeña comparación.

¿Cuáles son los aspectos principales que caracterizan y diferencian el onboarding del pre-onboarding?

Duración.

El onboarding es el periodo de adhesión real del recurso a la empresa, el momento que sucede a la incorporación del recién contratado y que puede durar semanas o meses.

Por el contrario, el pre-onboarding comprende un lapso temporal que normalmente es más breve, en el que es necesario ser eficaces para lograr la implicación del recurso de forma rápida, simple y muy focalizada.

Actividades que es necesario implementar.

Las actividades que es posible implementar durante el onboarding son muy estructuradas, implican a varios departamentos de la empresa y suponen una inversión de tiempo y energías importante, tanto por parte de la empresa como por parte del recién contratado.

En primer lugar, hay que establecer los objetivos, crear un equipo transversal que no incluya solo al dpto. de RR. HH., sino a toconexionesdos los cargos operativos y directivos. Se pueden crear kit de bienvenida, e incluso proyectos más estructurados como clases específicas para los recién contratados impartidas por varios jefes o responsables de área. Los planes formativos son algunos de los recursos más valorados y eficaces durante esta fase.

También cabe destacar que existe una figura muy importante, el Buddy, un “amigo” o compañero que acompaña a los empleados durante los primeros meses del proceso de onboarding: su función es asistir y tutelar al empleado durante su incorporación, responder a sus preguntas y ayudarlo a orientarse en la nueva realidad.

Es evidente que estas actividades son muy diferentes respecto a aquellas implementadas durante el pre-onboarding.

Como ya hemos visto, estas últimas actividades deben ser rápidas, atractivas, fáciles y no involucrar a toda la empresa, sino sobre todo al departamento de RR. HH. y al equipo concreto del que el recién contratado formará parte.

Se trata de pequeñas actividades diseñadas para forjar el vínculo del nuevo recurso con la empresa cómodamente.

Beneficios.

Los beneficios del onboarding van saliendo a la superficie con el paso del tiempo: mejoran el employer branding, el employee engagement y la retention de los colaboradores. Sin olvidar el aumento de su gratificación y, por consiguiente, de su productividad.

Podríamos considerar que los beneficios del pre-onboarding son prácticamente los mismos, aunque la verdadera ventaja del pre-onboarding reside en que gracias a él evitamos la pérdida de recursos durante la fase que precede a la incorporación, acompañarlos “sanas y salvos” y satisfechos a su primer día de trabajo.

En definitiva, el pre-onboarding es el pistoletazo de salida del onboarding.

Esperamos que estas indicaciones concretas os ayuden a estrechar vínculos con vuestros nuevos talentos de la forma más prometedora.