Le pré-onboarding : la première étape pour une intégration réussie

Attendre le premier jour de travail du nouveau salarié pour l’intégrer, c’est déjà prendre du retard sur le planning.

Une idée déroutante ? Peut-être, mais pourtant vraie.

En effet, il ne suffit plus aujourd’hui de parler d’onboarding, ou d’intégration, il faut revenir un peu en arrière pour mettre en lumière la phase qui précède : celle du pré-onboarding, ou pré-intégration, c’est-à-dire le laps de temps qui s’écoule entre le moment où le candidat accepte l’offre d’emploi et son arrivée dans l’entreprise.

Une période d’entre-deux au cours de laquelle il arrive souvent que le candidat recruté se volatilise et ne se présente pas le jour J, ayant accepté une autre offre.

Et cela, on le sait, souvent aux frais des RH.

Dans les prochains paragraphes, nous allons examiner ce qu’est le pré-onboarding, présenter quelques conseils pratiques pour mettre en place une stratégie efficace et identifier ce qui le distingue de l’onboarding.

1. Le pré-onboarding : une étape essentielle avant l’intégration en entreprise

Commençons par une définition : le pré-onboarding est la phase qui s’insère entre la signature officielle de la lettre d’engagement par le candidat et son premier jour effectif en entreprise.

Si le terme « onboarding », qui signifie littéralement « monter à bord », correspond à la procédure d’intégration du nouveau salarié, le pré-onboarding désigne la phase qui précède « l’embarquement ».

C’est en fait le moment qui se situe juste avant le voyage, lorsque les valises sont faites, que le passeport est prêt et que l’on attend juste de pouvoir embarquer.

Attention toutefois : il s’agit d’une phase extrêmement délicate.

En effet, si les voyages sont sources d’enthousiasme, ils peuvent aussi susciter l’appréhension.

Sans parler du fait qu’un voyageur peut décider au dernier moment de changer de destination ou, pour sortir de la métaphore, qu’un candidat peut accepter une autre offre d’emploi et disparaître juste après avoir signé le contrat.

Une menace insidieuse plane en effet sur la période de pré-onboarding : le redouté changement d’avis.

C’est ce que l’on appelle dans le jargon le « ghosting » : les statistiques montrent que le phénomène est depuis longtemps répandu et que 1 candidat sur 5 ayant accepté un emploi ne se présente pas au bureau le premier jour.

En effet, il arrive de plus en plus souvent que le candidat se retrouve avec plusieurs offres et change d’avis à la dernière minute, « trahissant » ainsi le contrat signé pour en conclure un nouveau avec une entreprise « plus attractive ».

Ce phénomène s’explique aisément.

En effet, à ce stade, le candidat ne sent pas encore réellement impliqué ; souvent, entre la signature et le premier jour au bureau, il a pour ainsi dire l’impression d’être « abandonné », ce qui le pousse à voguer vers d’autres horizons à la première occasion venue.

C’est donc pendant cette phase que l’entreprise risque de perdre le talent qu’elle souhaite acquérir, et c’est donc à ce moment qu’elle peut engager une série d’actions efficaces pour s’assurer que cela ne se produise pas.

C’est la raison pour laquelle il est indispensable d’accorder autant d’importance au pré-onboarding qu’à l’onboarding, si ce n’est parfois plus.

Mais concrètement, quelles mesures doit-on appliquer pour sortir victorieux de cette phase risquée en mettant en place un pré-onboarding efficace ?

Voyons cela en détail.

2. Les 3 C du pré-onboarding : mettre en place une stratégie efficace

Comme souvent, la simplicité s’avère payante.

Tandis que les stratégies d’onboarding doivent être structurées et intégrer le nouveau salarié sur une période suffisamment longue pour qu’il puisse s’insérer dans l’entreprise progressivement mais de manière dirigée et efficace, la phase de pré-onboarding suppose en revanche d’avoir « la main légère ».

Il faut se montrer pertinents et intéressés, mais sans jamais peser sur la personne recrutée.

Clara Chatagner, Senior HR Project Manager chez Reverse, nous l’explique.

« On est dans une phase où il n’est pas bon de s’immiscer dans la vie de la personne qui va rejoindre l’entreprise. Ce qu’il faut faire, c’est se montrer engageants, mais en gardant la juste mesure.

C’est pour cette raison qu’il est bon de penser à des petites actions ciblées que la personne recrutée pourra facilement mettre à profit.

Les 3 C du pré-onboarding résument bien ce qu’il est préférable de faire, pourquoi et comment :

Les Connexions : le fait de faciliter dès le départ toutes les connexions qui peuvent être utiles à la vie de la personne en entreprise lui permettra d’avoir un meilleur feeling vis-à-vis de son environnement de travail.

L’une des solutions qui fonctionnent le mieux est la rencontre avec la future équipe : que ce soit en visio ou en personne, faire connaissance avec les membres de l’équipe et échanger avec eux avant même d’intégrer l’entreprise est l’une des actions les plus stimulantes à mettre en place.

Il faut aussi tenir compte du fait que de nombreuses personnes recrutées ont souvent une période de repos avant de commencer à travailler dans l’entreprise, quelques jours de libres qu’elles ont parfois plaisir à utiliser pour se familiariser avec leur future organisation.

C’est donc pendant ce laps de temps que l’on peut les inviter dans l’entreprise pour faire le tour des bureaux si elles ne les ont pas vus lors de l’entretien, et prendre un café avec leurs futurs collègues.

Un autre conseil simple mais efficace à mettre en place ?

Envoyer au futur collaborateur un e-mail de bienvenue avec une photo de toute l’équipe dans les jours qui précèdent son arrivée au bureau. C’est un moyen parfait de lui donner le sentiment d’appartenir déjà à l’équipe et de se voir lui-même comme un nouveau membre du groupe de personnes qu’il voit en photo.

La Culture d’entreprise : donner au nouvel arrivant les moyens de connaître et de comprendre la culture de l’entreprise lui permet de s’aligner sur la vision et la mission de l’organisation, ses politiques et procédures, ses produits et services.

Plusieurs documents peuvent lui être envoyés :

- de courtes vidéos présentant les projets et la vie de l’entreprise, afin d’accueillir le nouveau collaborateur de manière vraiment efficace, en le projetant déjà dans l’environnement dans lequel il sera immergé à son arrivée ;

- Le manifeste de l’entreprise, un document que nous, les RH, considérons comme primordial et qui illustre, étape par étape, les valeurs de l’entreprise, leur signification concrète et leur application ;

- Des supports d’information supplémentaires et des articles du blog de l’entreprise (s’il y en a un) qui peuvent être utiles et intéressants sur les plans personnel et professionnel.

Pour intégrer davantage la personne en lui donnant l’impression de faire déjà partie de l’écosystème de l’entreprise, on peut également utiliser des outils pour collecter des informations sur le candidat avant son arrivée, puis les partager avec l’entreprise lors de son premier jour.

Il s’agit d’informations conviviales, des questions à poser au nouveau collaborateur pour mieux le connaître et auxquelles il répondra en écrivant ce qu’il désire partager avec ses nouveaux collègues.

De cette manière, il se projettera déjà mentalement dans son premier jour au sein de sa nouvelle entreprise.

La Clarté : même si le collaborateur a évidemment déjà été informé de ses responsabilités et missions opérationnelles au cours de la phase de recrutement, il peut être utile d’approfondir ces aspects en lui fournissant tous les détails, informations et documents utiles pour se familiariser avec le poste qu’il va occuper.

Permettre au nouveau salarié de percevoir toute l’importance du rôle qu’il va jouer dans l’entreprise et lui fournir d’ores et déjà les informations nécessaires pour partir du bon pied et avec les bonnes clés est assurément l’un des meilleurs moyens de s’assurer qu’il se sente accueilli, utile et vraiment motivé à exprimer toute sa valeur.

D’une manière générale, notre mission consiste à accompagner la personne qui va rejoindre l’entreprise, en essayant d’une part de limiter le stress et l’insécurité qu’un nouvel emploi peut générer et, d’autre part, de canaliser au mieux l’enthousiasme qui va souvent de pair avec un changement. »

3. Le pré-onboarding : un facteur de motivation. Quels avantages ?

L’intérêt de systématiser la pratique du pré-onboarding (ce qui est déjà souvent le cas) est confirmé par les avantages qu’il procure, tant aux entreprises qu’aux individus.

En règle générale, une bonne stratégie de pré-onboarding se traduit par :

Davantage d’enthousiasme et de productivité chez le nouveau collaborateur : non seulement il se présentera au bureau le premier jour, mais il le fera avec conviction et l’envie d’exprimer tout son potentiel au sein d’une équipe qu’il aura déjà rencontrée, en visio, en personne, en vidéo ou en photo.
Une réduction de l’anxiété : c’est sûr, il n’est jamais facile de changer d’emploi ou d’en commencer un nouveau. L’angoisse et l’anxiété que cela génère peuvent pousser la personne à changer d’avis, faire marche arrière et s’enfuir. Une entreprise qui sait comment réduire cet état d’anxiété grâce à des actions d’engagement ciblées est une entreprise qui, dans la plupart des cas, sortira victorieuse de cette phase risquée et complexe.
L’élimination des barrières et la facilitation du processus : le fait de s’être déjà familiarisé lors de la phase de pré-intégration avec l’équipe, les politiques de l’entreprise, ses valeurs et les informations relatives au poste permet d’abattre le mur qui peut se dresser devant une personne le jour de son arrivée. Un « mur » métaphorique dû au fait de devoir rencontrer ses nouveaux collègues et comprendre le fonctionnement de l’entreprise. Le fait d’avoir déjà franchi ces étapes facilitera le processus d’intégration et fluidifiera les premiers contacts avec les personnes et les lieux.
Un tremplin pour une intégration plus efficace : on l’a dit, la mise en place d’un bon pré-onboarding a pour effet de renforcer l’engagement, ce qui se reflète inévitablement sur la réussite de l’intégration.

Une personne qui se sent déjà impliquée sera plus encline à participer activement et de manière constructive aux activités d’intégration qui l’attendent au cours des premières semaines ou mois qui suivent son arrivée dans l’entreprise.

Tout cela contribue à l’amélioration continue et exponentielle de l’engagement des salariés, ce qui se traduit à long terme par de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Cet article de Forbes l’explique très bien. L’engagement des salariés y est défini moins en termes de bonheur et de satisfaction (bien que cela compte, même en contexte professionnel), que comme l’investissement émotionnel ressenti par un collaborateur à l’égard de son entreprise et de ses objectifs.

Autrement dit, le sentiment d’implication que le nouvel arrivant éprouvera vis-à-vis de l’entreprise qui l’accueille, avant son arrivée au bureau et après.

4. Pour conclure : les différences entre le pré-onboarding et l’onboarding

Nous conclurons notre analyse par une brève comparaison.

Quels sont les principaux éléments qui caractérisent et différencient l’onboarding et le pré-onboarding ?

La durée.

L’onboarding est la période d’intégration effective du salarié dans l’entreprise. Il correspond à la phase qui suit l’arrivée du nouveau collaborateur dans la société et peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Le pré-onboarding s’étend quant à lui sur une période généralement plus courte, au cours de laquelle il faut être efficace pour pouvoir impliquer le futur collaborateur de manière rapide, simple, mais dirigée.

Les actions à déployer.

Les actions mises en place lors de la phase d’onboarding sont très structurées. Elles impliquent différents services de l’entreprise et demandent un temps et une énergie importants, aussi bien pour l’entreprise que pour le nouvel arrivant.

Tout d’abord, il faut définir les objectifs et créer une équipe transversale dans laquelle sont impliqués non seulement le département RH mais aussi toutes les fonctions opérationnelles et managériales. On peut créer un kit d’accueil, mais aussi prévoir des projets plus structurés ; par exemple, différents responsables ou chefs de service peuvent assurer des présentations ciblées pour le nouveau salarié. Les programmes de formation font partie des actions les plus appréciées et les plus efficaces en phase d’intégration.

Le parrain, ou « buddy », joue également un rôle important. Un collègue « ami » est désigné afin d’assister et d’accompagner le nouveau salarié au cours des premiers mois de son intégration. Le parrain répond aux doutes et aux questions du nouvel arrivant et l’aide à s’orienter dans son nouvel environnement.

Ces actions sont bien sûr très différentes de celles mises en place lors du pré-onboarding, qui doivent susciter l’engagement de la personne tout en restant courtes et légères, et qui concernent surtout le département RH et l’équipe du futur collaborateur, mais pas toute l’entreprise.
Il s’agit d’actions conçues par petites touches pour tisser un lien entre le nouveau salarié et l’entreprise de manière agréable.

Les avantages.

Les avantages de l’onboarding se situent à long terme : il améliore l’image de marque employeur ainsi que l’engagement et la rétention des salariés. Il accroît également leur satisfaction, et donc leur productivité.

Les avantages du pré-onboarding sont pour ainsi dire les mêmes, mais son véritable bénéfice est de ne pas laisser les talents s’échapper avant leur intégration, de les amener au bureau « sains et saufs », et satisfaits, le jour J.

Concrètement, le pré-onboarding donne le coup d’envoi à l’onboarding.

Et nous espérons vous avoir fourni des pistes concrètes pour vous permettre de jouer le match avec vos nouveaux talents en ayant toutes les chances de victoire.