Le processus de recrutement: la différence entre trouver et embaucher

Attirer les talents est une priorité pour toute entreprise qui souhaite se développer et être compétitive dans son secteur.

Mais sélectionner les meilleurs candidats n’a rien d’anodin. Il ne s’agit pas juste d’examiner quelques CV, mais d’engager un processus comprenant toute une série d’étapes, depuis la recherche de candidats qualifiés jusqu’à la gestion d’aspects très sensibles, par exemple comprendre si les candidats sont en adéquation avec la culture de l’entreprise, s’ils s’intègrent bien à l’équipe et au style de management, si le collaborateur est loyal et adhérera aux valeurs de l’organisation.

Il faut également souligner l’apport de l’intelligence artifcielle dans le domaine des RH ces dernières années, en particulier dans la gestion de grands volumes de données hétérogènes pour sélectionner les candidats, et plus généralement dans la révolution People Analytics.

Certes, pour mettre tout cela en œuvre, l’investissement en temps et en ressources peut être considérable, mais il est aisé de comprendre combien la croissance du capital humain représente une activité hautement stratégique pour l’entreprise.

Examinons comment se déroule le travail d’un recruteur, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise.

1. Les étapes de la sélection du personnel

Le processus de recherche et de sélection se compose de différentes étapes, toutes aussi essentielles les unes que les autres pour la réussite du recrutement.

La différence entre trouver des candidats et embaucher implique d’aller au-delà de la simple sélection de CV adaptés. Il s’agit d’étudier en profondeur les besoins de l’organisation et ne pas s’arrêter tant que l’on n’a pas trouvé le candidat parfait pour l’entreprise, tant du point de vue des compétences que des valeurs, et motivé par le changement.

Le processus de recrutement peut prendre des formes très différentes en fonction de la situation (par exemple, selon que l’on confie ou non le recrutement à un prestataire externe), mais il s’articule toujours autour de quatre grandes étapes:

La planification : cette première phase stratégique et souvent sous-estimée consiste à étudier les besoins du secteur où le futur collaborateur s’intègrera afin de définir en détail le poste et les compétences requises des candidats. Il s’agit d’identifier les critères obligatoires et déterminer quels sont les savoir-faire, l’expérience et les soft skills essentiels afin de trouver une ressource en adéquation avec les besoins et les valeurs de l’entreprise. Pour une planification réussie, il est important de ne pas rester en surface et de sonder les motivations et les besoins profonds et rarement exprimés.

La recherche : c’est à ce stade que le processus de recherche est lancé. Le recruteur, qui peut être interne ou externe à l’entreprise, est chargé de rédiger une fiche de poste claire, complète et qui donne envie. Il doit présenter les critères demandés mais aussi ce qu’offre l’entreprise, que ce soit d’un point de vue financier (si l’on choisit de donner l’information), ou en termes d’avantages, de la vie en entreprise, la formation, les relations avec la direction, les technologies utilisées, l’évolution de carrière, etc. Grâce à l’étape de planification, le recruteur sait quels aspects mettre en avant afin que la fiche de poste attire les bons candidats, et seulement eux. Il est alors possible de procéder à la diffusion à travers des recherches ciblées, souvent appelées « chasse », ou via la publication d’annonces sur des portails spécialisés, des bases de données privées et des réseaux, le site web et les réseaux sociaux de l’entreprise ou des événements dédiés.

La pré-sélection et les entretiens : une fois les CV collectés, il faut les filtrer, soit manuellement, soit à l’aide des nombreux systèmes disponibles aujourd’hui. La qualité des CV dépend à la fois de la pertinence des canaux sur lesquels l’offre a été diffusée et de la précision de la fiche de poste : plus la description est précise, moins il y aura de profils inadaptés à écarter. Une shortlist est alors établie et l’on passe à la seconde phase du processus : des entretiens (physiques, téléphoniques ou en visioconférence) sont organisés avec les candidats présélectionnés qui sont jugés les meilleurs. Après la première série d’entretiens, d’autres entretiens sont organisés, leur nombre variant en fonction de l’entreprise et du poste à pourvoir. Les entretiens sont assurés par le recruteur et le responsable RH au côté d’autres collaborateurs de l’entreprise, depuis les responsables d’équipe et supérieurs hiérarchiques directs jusqu’aux cadres dirigeants, CEO et propriétaires. En fait, l’implication du supérieur hiérarchique direct est essentielle pour réussir la sélection, et ce dès le début du processus. Le recruteur et le responsable RH doivent impliquer leurs collègues et leur faire comprendre que la mission de sélection ne relève pas uniquement des RH. Chaque acteur doit être conscient de l’importance de son rôle et ne pas le voir comme une perte de temps.

La sélection et l’offre : la dernière étape consiste à identifier le meilleur candidat et à lui soumettre une offre. Tout spécialiste RH sait combien il est frustrant de voir une offre rejetée par un candidat auquel on croit. Cette étape est donc particulièrement délicate et peut prévoir le recours à un prestataire spécialiste du recrutement pour faciliter les négociations financières et contractuelles.

2. Les compétences du spécialiste RH

Nous avons vu quelles étaient les missions d’un recruteur, mais quelles compétences doit-il posséder pour s’imposer comme un expert du recrutement ?

Comme dans tout domaine impliquant des ressources humaines, l’empathie, la capacité d’écoute et une certaine ouverture à l’égard d’autrui sont essentielles. Mais voyons quelles compétences font la différence.

Un bon recruteur doit avoir une prédisposition pour la communication, afin de collaborer avec le service marketing et commercial. Il doit non seulement savoir rédiger des annonces captivantes, mais aussi transmettre au candidat les valeurs de l’organisation et lui « vendre » le poste et l’entreprise.
L’une des compétences les plus recherchées chez un recruteur est la capacité de médiation, c’est-à-dire de solides aptitudes à la résolution de problèmes, la diplomatie et la négociation afin de gérer les relations entre l’entreprise, le manager et les candidats.
Viennent ensuite les indispensables facultés d’analyse : grâce à la numérisation des processus, d’énormes quantité de données sont collectées. Le suivi et l’interprétation de ces informations représente un défi dans tous les services d’une entreprise, mais cette activité est stratégique et mérite qu’on lui accorde toute l’attention nécessaire. Les aspects techniques sont bien sûr pris en charge par le département informatique, mais la lecture des données relève de la compétence d’un bon recruteur, qui saura optimiser sa recherche de candidats. Pour les activités les plus stratégiques, l’analytique RH apporte des avantages considérables à l’ensemble du service des ressources humaines, et pas seulement au recrutement.
Enfin, tout recruteur aujourd’hui doit être tourné vers le numérique. Les RH sont désormais au cœur des changements dans le monde du travail et jouent un rôle de premier plan, en incitant la direction à innover constamment. Cela passe aussi par l’acquisition de nouveaux talents spécialisés.

3. Le recrutement externalisé

L’externalisation du recrutement peut prendre la forme d’un RPO (Recruitment Process in Outsourcing) ou d’un mandat unique de recherche et de sélection confié à un cabinet de recrutement. Dans ce dernier cas, l’entreprise mandataire reste la propriétaire du projet, elle se fait seulement aider par le prestataire externe pour une recherche spécifique.

Inversement, on parle de RPO lorsque le cabinet externe fournit un service qui inclut le temps de travail de son personnel, des technologies, des méthodes de travail et tout un ensemble de services visant à atteindre un objectif préalablement fixé. Il est également possible de recourir à un RPO pour un temps donné, en achetant un certain nombre d’heures de travail du recruteur, mais le RPO de projet, également connu sous le nom de RPO à la demande, est beaucoup plus pratique et répandu.

Récemment, le RPO à distance s’est beaucoup développé. Dans ce cas, toute la gestion est assurée à distance, sans que le recruteur ne soit physiquement présent dans l’entreprise cliente. Avec la numérisation des systèmes, la présence physique n’est plus requise au quotidien : le recruteur peut fournir à l’entreprise toute l’assistance et les informations nécessaires à sa mission depuis son bureau.

Qu’elles optent pour la configuration RPO ou le mandat simple, les entreprises choisissent d’externaliser le processus de recrutement pour plusieurs raisons :

La difficulté de la recherche : lorsque l’on recherche un mouton à cinq pattes, c’est-à-dire un profil quasi introuvable, il vaut souvent mieux s’en remettre à une entreprise spécialisée dans le recrutement, qui dispose de réseaux et des technologies les plus avancées.
La surcharge de travail : si le département RH de l’entreprise est surchargé et ne peut consacrer suffisamment de temps au recrutement, le recours à une société externe est la solution idéale.
L’urgence : si le poste s’est libéré de manière soudaine et doit être pourvu au plus vite, les compétences et les outils du recruteur externe lui permettront d’effectuer la recherche de manière rapide et précise, réduisant ainsi considérablement le délai d’embauche.

4. Le recrutement collaboratif

Le recrutement collaboratif est la spécialité de Reverse. Nous sommes la première entreprise à avoir introduit le modèle managérial collaboratif dans le domaine des RH.

Écoutez à ce propos notre PDG Alessandro Raguseo:

Pour expliquer le principe du modèle collaboratif, il suffit de prendre l’exemple de Wikipédia : le fonctionnement de la plateforme repose sur la contribution d’experts qui enrichissent l’encyclopédie en ligne grâce à leurs compétences particulières. Il n’existe pas de super-expert qui maîtriserait tous les domaines de la connaissance humaine.

De même, dans le recrutement collaboratif, chaque acteur impliqué dans le projet apporte ses compétences individuelles afin d’atteindre collectivement un niveau d’excellence. Le rôle clé qui caractérise le recrutement collaboratif est assuré par le Talent Scout, un professionnel externe à Reverse qui collabore avec nous tout au long du processus afin de doter le service d’une réelle spécialisation.

Dans le recrutement collaboratif, le client aussi est un acteur clé : les résultats sont excellents lorsque le client prend part aux principales étapes du processus.

Ce modèle est bâti sur les outils numériques avancés que nous utilisons, qui allègent la charge de travail du client et lui permettent d’être informé de l’avancement de la sélection au fur et à mesure, lui offrant ainsi rapidité et totale transparence.

La collaboration entre le chasseur de têtes et le client présente des avantages indéniables : grâce à une communication directe et des comptes-rendus fréquents, il est plus facile d’identifier immédiatement ce que l’entreprise recherche, ce qui fait gagner du temps et donc réduit les coûts.

5. Le recrutement numérique

Aujourd’hui, le recrutement ne peut se passer du numérique.

Le domaine des ressources humaines est l’un de ceux qui a résisté le plus obstinément à la numérisation des processus : dans ce secteur, la composante humaine est à juste titre considérée comme essentielle et la crainte principale était qu’un environnement davantage numérique affecte la qualité des relations, du fait de la distance créée entre le candidat et le recruteur.

Mais aujourd’hui, grâce à l’introduction de la technologie, notamment l’intelligence artificielle, c’est l’objectif inverse qui est visé : rapprocher les recruteurs des candidats et des clients. La technologie n’est pas destinée à remplacer le contact humain mais au contraire à le renforcer, en simplifiant des processus courants qui prennent un temps précieux et en libérant du temps pour les relations.

L’automatisation de certains processus profite également aux candidats. Ils bénéficient d’une expérience de recrutement qui valorise pleinement leurs compétences et tient compte de leur avis. Les systèmes numériques doivent leur permettre de faire des retours en continu afin d’améliorer et de mettre en œuvre les mécanismes utilisés.

6. Les stratégies pour attirer les talents

Certaines entreprises n’ont aucun problème pour attirer des talents, souvent parce que leur marque est connue. Mais d’autres organisations ont besoin de stratégies de pointe dès les premiers stades du processus pour pouvoir recruter les meilleurs profils sur le marché.

Une stratégie efficace consiste à apprendre de nos collègues du marketing : tout comme ils étudient attentivement le client et son comportement avant de réfléchir à des actions spécifiques pour l’intercepter à chaque étape de son parcours d’achat, le recruteur peut observer attentivement son « client », c’est-à-dire le candidat qu’il recherche, et essayer de le connaître en profondeur. Où il vit, quels sont ses centres d’intérêt, où il s’informe en ligne et hors ligne, comment il se comporte lorsqu’il cherche un nouvel emploi.

Une fois que l’on connaît bien le candidat recherché, il faut élaborer des stratégies de communication adaptées : si certaines personnes souhaitent connaître les avantages inclus dans l’offre d’emploi, d’autres préfèrent savoir qui sera leur futur manager ou obtenir des informations financières sur l’entreprise.

Ce n’est qu’en personnalisant le message que l’on pourra vraiment toucher le cœur des talents qui nous intéressent.

7. L’intégration en entreprise

Les jeux ne sont pas encore faits : après l’acceptation de l’offre par le candidat, commence la période d’intégration au sein de l’entreprise. Ces quelques mois sont souvent négligés, pourtant dans de nombreux cas, la relation entre l’entreprise et le nouveau salarié est compromise dès le départ à cause d’une période d’intégration mal gérée.

Il faut évidemment adopter des stratégies différentes pour les profils juniors, qui vivent potentiellement leur première expérience en entreprise, et les profils seniors, qui savent déjà comment appréhender la situation. Mais il est important que chacun soit introduit, accompagné et mis dans les conditions de donner le meilleur de lui-même dès le départ.

Les éléments à ne pas sous-estimer dans un bon plan d’intégration :

les acteurs à impliquer : au-delà de l’équipe RH, le responsable du nouveau collaborateur et toute son équipe doivent savoir ce que l’on attend d’eux lors de cette phase ;
le premier jour dans l’entreprise : un accueil chaleureux vaut mille discours. Sont encouragés les déjeuners d’équipe, les kits de bienvenue incluant des fournitures de bureau avec le logo de la marque et toute autre idée créative permettant au nouveau venu de se sentir important et attendu ;
les valeurs de l’entreprise : au cours de la phase d’entretien, nous nous sommes assurés que le candidat partageait nos valeurs. Il s’agit désormais de les concrétiser sous forme d’actions réelles impliquant le nouveau salarié au quotidien ;
l’organisation et les flux de travail : il n’y a rien de pire que de ne pas comprendre comment l’entreprise fonctionne, comment l’organigramme est structuré et « qui fait quoi ». Pour ceux qui proviennent d’autres secteurs, il faut également procéder à un alignement sur les dynamiques propres à l’activité.
les points de suivi : les moments où on fait le point doivent toujours être structurés et non aléatoires. Ils doivent être plus fréquents au début pour permettre au nouvel arrivant et à son responsable d’être bien au clair sur la situation ;
les objectifs à atteindre et la formation nécessaire : ces deux éléments ne doivent jamais être tenus pour acquis, car ils sont la principale source de malentendus et d’insatisfaction.

Pour conclure, nous pouvons dire que la différence entre trouver et embaucher, c’est-à-dire entre se limiter à présenter des CV et s’investir pleinement dans la réussite du projet, passe par un processus constitué de nombreuses micro-étapes en apparence « anodines » et pourtant essentielles. Les aborder une par une, et les porter chacune à un niveau d’excellence, est un bon moyen de s’ouvrir à l’innovation sans se laisser submerger par la nouveauté.