Los «males» del responsable de RR. HH.: diagnóstico y soluciones

Es así, como en todos los trabajos, el de responsable de RR. HH. también padece sus males, sobre todo cuando, en un mundo en el que el mercado del trabajo está patas arriba, contratar a los talentos adecuados parece casi misión imposible.

Por ello, para curar estos males es indispensable, en primer lugar, darles un nombre, realizar un diagnóstico.

¿Cuáles son los mayores problemas para el dpto. de RR. HH y el Recruiter?

En este artículo los explicaremos uno a uno, e indagaremos sobre las soluciones a las que es posible recurrir para cada «mal» en concreto.

Comencemos.

1 . Investigación

«¿Cuáles son los mayores obstáculos que deben superar los responsables de RR. HH. en su trayectoria cuando deben contratar nuevo personal en la empresa?».

A continuación, detallamos las 5 adversidades principales que nuestros Head Hunter observan cada día, hablando con responsables de RR. HH. de empresas grandes, medianas y pequeñas.

Encontrar candidatos con las competencias técnicas adecuadas. Es el primer mal más común y que parece presentarse en la mayor parte de los responsables de RR. HH., independientemente de que provengan de empresas grandes o pequeñas.
Contratar personal rápidamente. La velocidad de contratación también supone un gran problema para la mayor parte de las empresas, que normalmente se ven envueltas en largos procesos de selección que parecen no acabar nunca.

Además de estos dos primeros «grandes males», se suman otros tres dignos de mención:

Gestionar un gran número de puestos vacantes a la vez
Disponer de una base de datos actualizada de los candidatos y candidatas
Gestionar las relaciones con los Line Manager

En general, no hay grandes diferencias entre los «males» que sufren los responsables de RR. HH. de empresas grandes, medianas o pequeñas, indicio de que se trata de problemas comunes que se extienden como la pólvora en todas las empresas de hoy en día.

Encontrar candidatos con las competencias técnicas adecuadas, a corto plazo y con el visto bueno del Line Manager siguen siendo obstáculos transversales.

Llegados a este punto e identificados los «males», la fase sucesiva no puede ser otra que hallar soluciones para aliviar el malestar.

Echémosles un vistazo juntos.

2. Las soluciones

Habida cuenta de que tú, como RR. HH., no estás solo y que los mismos males los comparten los demás departamentos de RR. HH, analicémoslos uno a uno para encontrar una pócima efectiva, un remedio concreto para cada uno de ellos.

a. Encontrar candidatos y candidatas con las competencias técnicas adecuadas

Podríamos definirlo como el Mal con la «M» mayúscula, como podéis imaginar. No se trata de una coincidencia.

El mundo vive una revolución, y esto también conlleva un cambio repentino de las competencias que una empresa necesita: competencias difíciles de encontrar en el mercado porque son muy concretas y nuevas, que brotaron a raíz de la transformación digital que actualmente están experimentando las empresas.

Pero existe un problema aún mayor: ¿cómo pueden estar seguros los responsables de RR. HH. y los Recruiter de haber encontrado (o descartado) al candidato o candidata adecuado, si lógicamente no son expertos de las hard skills que dichos candidatos deben poseer?

El responsable de RR. HH. es la figura que mejor puede evaluar las soft skills, pero en relación con las competencias más técnicas, ¿quién las evalúa?

Entre otras cosas, sabemos que planificar la entrevista entre un candidato o candidata que no reúna las hard skills deseadas y el Line Manager no es una buena idea.

Para satisfacer esta exigencia es necesario que la evaluación la lleve a cabo alguien con amplios conocimientos sobre las competencias más técnicas que debe poseer el candidato o candidata.

Es lo que en Reverse definimos como Scout: la figura clave de nuestro Recruiting Colaborativo®, cuya misión es poner solución al «mal» «No somos capaces de encontrar candidatos con las competencias técnicas adecuadas».

El Scout cubre un cargo directivo externo muy especializado en las competencias del talento que estamos buscando, y que colabora con nuestros Head Hunter durante todo el proceso de búsqueda y selección de personal.

En concreto, es aquella persona que se encarga de realizar las entrevistas técnicas y elabora informes detallados que, posteriormente, enviará a la empresa cliente.

De este modo, el responsable de RR. HH. de la empresa podrá presentar a los mánager internos la opinión de un experto, evitando incomprensiones y pérdidas de tiempo con candidatos que parecen adecuados echando un vistazo a su CV, pero que a la hora de la verdad no lo son.

El Scout es la base del Recruiting Colaborativo®, la primera invención de Reverse para garantizar competencias comprobadas a corto plazo gracias a una especialización doble:

la primera, relacionada con las soft skills, se encomienda a nuestro Industry Team, formado por Head Hunter expertos en la búsqueda y selección de recursos para el sector específico e industrial de la empresa;
la segunda, relacionada con las hard skills, se encomienda a las competencias de nuestra red de Scout.

Acudir a Scout profesionales no solo garantiza a los Line Manager sentarse frente a recursos ya evaluados por un experto a nivel técnico, sino también ofrecer a la empresa una perspectiva externa objetiva sobre cuáles son las competencias técnicas reales ofrecidas por el mercado laboral actual.

b. Contratar rápidamente

Este es uno de los «males» más dolorosos para todos los responsables de RR. HH.: la necesidad de contratar personal sin demora, normalmente incitados por la dirección que, como cabe esperar, desea cubrir el puesto vacante (o puestos vacantes) lo antes posible.

El problema es que generalmente no es tarea fácil, como bien sabrás: se requieren herramientas útiles para analizar el mercado, entender qué competencias ofrece, cómo se perciben externamente tanto la empresa como la oferta laboral. En resumen, es necesario hacer algo al respecto y hacerlo rápidamente.

En Reverse creemos que es necesario trabajar sobre la tecnología y la transparencia para acelerar los procesos.

Tecnología: somos conscientes de la cantidad de tareas rutinarias que forman parte del proceso de búsqueda y selección de personal.

La tecnología, cuando se utiliza como herramienta de apoyo para las personas, sirve para lo siguiente: agilizar y automatizar los tiempos muertos, las llamadas actividades de «valor cero».

Nuestros softwares propietarios y la IA que hemos integrado en nuestros sistemas surgen para poner fin a las actividades más rutinarias de las jornadas de nuestros Head Hunter, y les permite concentrarse en aquello que de verdad aporta un valor añadido: la relación con los clientes y los candidatos.

Gracias a nuestros softwares somos capaces de implementar un enfoque basado en datos (data-driven) que nos permite recopilar datos y, a continuación, interpretarlos, analizando el mercado de forma concreta, contactando con los mejores profesionales en cuanto a competencias y zona geográfica y dando inicio a las primeras entrevistas.

Así, en tan solo 10 días, somos capaces de presentar una primera lista corta de candidatos que cumplan con los requisitos corporativos, acompañada de un análisis detallado del mercado: el Job Reputation Analysis, una herramienta que ayuda al responsable de RR. HH. a saber qué candidatos (y cuántos) hay en su zona, y cuáles podrían ser los puntos críticos que emergen durante el proceso de selección.

Un paso fundamental ya que, una vez identificados los límites de los parámetros de búsqueda a su debido tiempo, se puede intervenir de forma inmediata para ajustarlos o para emprender un camino alternativo.

Sin insistir en caminos que podrían no llevar a ninguna parte.

Transparencia: para que los procesos sucedan rápidamente también es fundamental acabar con los «pasapalabra». Por ello, creemos que es necesario que la información se comparta constantemente durante todo el proceso entre los Head Hunter y los responsables de RR. HH. la Employer View es nuestra interfaz digital creada para este objetivo: proporcionar a la empresa una visibilidad completa sobre las actividades llevadas a cabo durante el proceso de selección.

Cada acción se rastrea digitalmente: candidatos captados, entrevistas llevadas a cabo, actividades de marketing para promocionar el puesto vacante, evaluaciones técnicas…

De esta forma, el responsable de RR. HH. de la empresa es capaz de gestionar la información de forma ordenada, compartirla a nivel interno con los Hiring Manager y proporcionar feedback contextualizados de forma rápida.

Una puesta en común que indudablemente agiliza el proceso, evitando infinitos intercambios de correos electrónicos, es eliminar los tiempos muertos que pueden transcurrir entre los diferentes intervalos del envío o recepción de cada información o comunicación.

c. Gestionar un gran número de puestos vacantes

«Nos urge contratar bastantes personas en poco tiempo», esta es otra frase que ya habrás escuchado, o dicho, con frecuencia.

Cuando los recursos que es necesario contratar son muchos, y sucede con mucha más frecuencia de la que se cree, gestionar la situación se convierte en un juego organizativo y estratégico extremadamente complejo.

Claro, saber que la plantilla de la empresa crece siempre es una buena noticia para el departamento de Recursos Humanos.

Sin embargo, encontrar tantos recursos que cumplan con los requisitos de la empresa, atraerlos y retenerlos en la organización, es una tarea difícil. Esto se complica aún más si los departamentos necesitan cubrir puestos vacantes con profesionales poco comunes que posean competencias técnicas muy específicas como, por ejemplo, perfiles TI.

Ante el aumento del volumen de búsqueda es necesario desarrollar todo el flujo y entender, en primer lugar, desde dónde comenzar y cuál es la dirección que se quiere seguir.

Para hacerlo, la palabra clave solo puede ser una: los datos.

Pero cuidado: se habla mucho de RR. HH. Analytics, pero los datos no son útiles si no se sabe recopilarlos e interpretarlos para aportar valor real al proceso de recruiting y al departamento de RR. HH.

¿Cómo responden los candidatos a mi oferta? ¿Cuáles son sus demandas reales? ¿Cuántas entrevistas se han realizado y cuántas faltan por realizar? ¿Hay un índice de rechazo demasiado elevado en la empresa por parte del Line Manager? ¿Durante el proceso se produce el fenómeno de cuello de botella y se pone en riesgo perder a los candidatos adecuados?

Estas son algunas de las preguntas a las que en Reverse damos respuesta con el Data Driven RPO, nuestro servicio mejorado que nace para gestionar la complejidad de los proyectos de gran envergadura.

Con el Data Driven RPO acompañamos a las empresas hacia el placement analizando e interpretando semanalmente solo los datos que necesitamos, aquellos que pueden aportar un valor real a cada búsqueda específica.

Se comienza con una escucha generalizada y continua del mercado, para pasar a un análisis de los puntos críticos y a una puesta en común constante de toda la información con el responsable de RR. HH., con el propósito de que, a su vez, este último pueda compartirla con el Line Manager y transformarla en acciones concretas.

Todo ello sucede en un flujo continuo: mientras los softwares analizan los datos, los Head Hunter siguen con la búsqueda y las entrevistas de trabajo, y luego presentan los nuevos resultados obtenidos en cada reunión semanal.

Se trata de proceso circular ya que los grandes volúmenes requieren una gestión fluida y organizada, con una sinergia exhaustiva entre los equipos de búsqueda y selección y los departamentos directivos de la empresa.

d. Encontrar nuevos grupos de candidatos

Otro aspecto (desagradable) que es necesario tener en cuenta: cuando se buscan muchos recursos, o perfiles muy específicos y difíciles de encontrar en el mercado, los medios tradicionales dejan de resultar eficaces. Es necesario dejar atrás los esquemas utilizados hasta el momento y explorar nuevos grupos de candidatos.

Así es, pero existe un gran INCONVENIENTE.

Inventar nuevos canales donde poder hacer recruiting y dar rienda suelta a la fantasía y creatividad para atraer a los recursos adecuados no es una tarea tan simple, todo lo contrario.

Los Applicant Tracking System (ATS, por sus siglas en inglés) normales solo son capaces de localizar candidatos activos, las bases de datos corporativas suelen estar obsoletas, y dar con los profesionales adecuados para la empresa se convierte en una auténtica «misión imposible».

Llegados a este punto, la pregunta brota de forma casi espontánea: ¿existe una solución?

Sí. La clave reside en cambiar de perspectiva, expandir los propios horizontes o, como nos gusta decir, cambiar el «campo de caza», aún mejor si hay alguien detrás que nos respalda.

En Reverse, ese «alguien» es Hound, el sabueso electrónico creado en nuestros laboratorios para respaldar a los Head Hunter durante el proceso de búsqueda y selección del candidato perfecto.

Como un auténtico «perro de caza», es capaz de detectar candidatos activos y pasivos en cualquier rincón de la web en el que se escondan.

Por tanto, no busca solo en los cotos de caza más frecuentes como LinkedIn, sino que se adentra en otros territorios, como por ejemplo foros específicos de sector, con el objetivo de dar con los profesionales a los que no se puede llegar a través de los canales más comunes.

Por tanto, superar la «misión imposible», es posible, pero para hacerlo se necesita la guía adecuada: un profesional que no tema recurrir a herramientas diseñadas para adentrarse en lugares inexplorados.

e. Gestionar la relación con los Line Manager

Este es un obstáculo que te será muy familiar si trabajas en el dpto. de RR. HH. de una empresa.

Más de una vez habrás notado que los primeros Line Manager conservan un enfoque más bien tradicional, apartando cotidianamente la mirada de los cambios que están sucediendo en el mercado laboral.

No están en contacto directo con las solicitudes de los candidatos, como sí lo están los encargados del recruiting, y puede ocurrir que no se percaten de que las exigencias de los profesionales, sobre todo de las generaciones más jóvenes, están cambiando.

Sin olvidar que, con frecuencia, el Line Manager no da el visto bueno a candidatos y candidatas que llegan hasta el final del proceso de selección, conllevando, como decíamos anteriormente, un índice de rechazo excesivo.

En este caso, hay dos soluciones:

Una puesta en común completa de la información con los Line Manager durante todo el proceso de selección.
Una entrevista técnica del Scout para optimizar el tiempo y la energía del mánager técnico de la empresa.

Para la primera solución entra en juego la Employer View de la que hemos hablado antes. Se trata de una interfaz fundamental no solo para agilizar los procesos, sino también para que sean transparentes y se puedan compartir dentro de la empresa: una línea directa que une a Head Hunter, responsable de RR. HH. y, en caso necesario, Line Manager.

De hecho, la información de la Employer View se puede compartir con cualquier responsable de RR. HH.

De este modo, el Line Manager siempre estará actualizado sobre los procesos que se llevan a cabo antes de que el candidato se siente frente a él en su escritorio, teniendo la posibilidad de examinar detalladamente los análisis de mercado llevados a cabo: qué competencias ofrece el mercado laboral, cuántos y qué candidatos se han entrevistado y cuáles son sus exigencias reales para aceptar la oferta, escoger la empresa y permanecer en ella.

De la segunda solución se encarga el Scout, que optimiza la Candidate Experience.

El Scout, como ya hemos visto, es un mánager con las mismas competencias que el candidato, pero con más experiencia: en la práctica es un experto del mismo nivel que el Hiring Manager. Por tanto, es su aliado más directo.

Por poner un ejemplo: si el Hiring Manager de la empresa que debe evaluar el perfil es un Chief Financial Officer (CFO, por sus siglas en inglés), el Scout también lo será.

De esta forma, el Hiring Manager tendrá la certeza de que todo candidato que examina ya ha sido evaluado previamente y de forma exhaustiva por otro CFO.

Esta es una operación que no solo le da confianza, sino que también optimiza su tiempo.

Es la oportunidad del responsable de RR. HH. no solo de presentar a los talentos adecuados, sino de respaldar y afianzar la alianza con los tan temidos Line Manager.

3. Conclusión

«No existe ningún hombre que no sufra algún mal; y si lo hay, no es un hombre.» dice un viejo proverbio oriental. Nos gustaría concluir este artículo de la siguiente forma: tú, experto de RR. HH., no estás solo, alza la mirada y recuerda que los mismos problemas a los que te enfrentas, los comparten muchos otros profesionales a tu alrededor.

¿Cuál es la buena noticia? Cuanto más se sepa sobre los problemas, mejores serán las soluciones a las que se puede recurrir, ya que sus buenos resultados ya se han comprobado en muchas otras situaciones similares.

A través de este «excurso», esperamos haber sido capaces de identificar tu «mal» y hallado el mejor remedio para disiparlo. ¡Lo único que te falta por hacer es probarlo!